Que es un sistema de información
Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos
orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior, generados para cubrir una
necesidad o un objetivo.
Importancia
Los
sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra área
funcional de la empresa, haciéndolos en un punto importante para la misma organización,
tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o producción. En la actualidad
toda organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de
las tecnologías de información (TI) como elemento que brinda ventajas
comparativas con respecto a la competencia por la ayuda y facilitación de
nuevas herramientas para lograr los objetivos.
Es
importante tener en cuenta que un sistema de información necesita justificar su
implementación desde el punto de vista - costo / beneficio, partiendo de la
concepción del valor que se le otorgue a la información dentro de una
organización.
Los
beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la
organización, pues es diferente hacer el análisis desde el punto de vista de
una empresa comercial a una de tipo académico que pretende prestar un servicio
social como lo es la salud o educación pública.
Los beneficios que se pueden obtener
usando sistemas de información son los siguientes:
Ø Acceso
rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios.
Ø Mayor
motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las
directivas.
Ø Generación
de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y
controlar con un sistema manual.
Ø Posibilidad
de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de
información que presentan elementos claros y sustentados.
Ø Evitar
pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de
datos que se pueden compartir.
Ø Impulso
a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para
encontrar y manipular la información.
Ø Soluciona
el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel
directivo se hace más efectiva la comunicación
Ø Organización
en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés general
y particular.
Ø Generación
de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico,
multimedia, teleconferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales
e internacionales.
Ø Acceso
a programas y convenios e intercambios institucionales.
Ø Aumento
de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación
de información repetida.
Implementación de un sistema de información
Cuando en un proyecto crece la supervisión de
las actividades relacionadas con él, se desarrolla hasta encontrarse lejos del
alcance de un solo hombre. En ese momento se descubre que sería necesario estar
en varios lugares al mismo tiempo para poder planear, dirigir, coordinar,
analizar y controlar (o sea administrar) las diferentes actividades. Los
enfrentamientos para resolver problemas, transferir información y verificar las
realizaciones, que resultaban adecuados cuando el proyecto es pequeño, se vuelven
muy numerosas y exigen mucho tiempo. En otras palabras, el administrador se
encuentra sumergido en una red compleja de deberes relacionados recíprocamente,
que debe cumplir. En esta situación es cuando se debe decidir la implantación
de un sistema de información, con el fin de cubrir todas las necesidades que
han surgido con el crecimiento
Un sistema de información
adecuado además ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios
que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren
alcanzar los objetivos planteados por la compañía.
Por todo ello, es importante destacar que la implementación de un
sistema de información implica un cambio organizativo, ya que no sólo afecta a
la administración de la empresa, sino también a sus empleados y habilidades, con
el fin de crear una plataforma acorde a las responsabilidades que se deben
tener frente a este tipo de sistema.
desde el punto de vista empresarial, los sistemas de información tienen
como propósito perfeccionar las actividades llevadas a cabo en una
organización, y así alcanzar ventajas competitivas.
Características del sistema de información
Siguiendo esta línea, y de acuerdo a su función se distinguen tres tipos de sistemas de
información:
v sistema de procesamiento de transacciones: cuando un sistema recopila, almacena y altera la información creada a
partir de transacciones llevadas a cabo dentro de una organización se denomina
sistema de procesamiento de transacciones. Tiene como finalidad procesar
las transacciones diarias de una empresa, acumulando toda la información
recibida en una base de datos para su posterior consulta.
v sistema de información gerencial: un sistema de
información gerencial es aquel utilizado por la empresa para solventar
inconvenientes en la misma. Es decir, el objetivo del mismo es la
suministración de información para la resolución de problemas a través de la
interacción entre tecnologías y personas.
v sistema de soporte a decisiones: este sistema se basa en el estudio y
la comparación entre un conjunto de variables con el objeto de contribuir a la
toma de decisiones dentro de una empresa. El apoyo dado por el sistema
involucra la estimación, valoración y balance entre alternativas. Al igual que
el sistema de información gerencial, esta tecnología interacciona con personas
en el filtrado de información que permite optar por la decisión mas acertada.
v sistema de información ejecutiva: esta tecnología es utilizada por los
gerentes de una empresa, ya que permite acceder a la información interna y
externa de la misma, disponiendo de los datos que puedan llegar a afectar su
buen rendimiento.
De esta manera, el ejecutivo podrá conocer el estado de todos los indicadores, incluso aquellos que no cumplan con las expectativas y a partir de esto, tomar las medidas que considere adecuadas.
